Problema Central: Ineficiencia en la expedición oportuna de los certificados CETIL del archivo departamental del Guaviare
Situación: El Departamento del Guaviare, fue creado con la Constitución Política de Colombia de 1991, el cual antes de esta fecha era la Comisaria Especial del Guaviare. Por esta razón se tiene salvaguarda de documentos desde el año de 1979. Es así como la Honorable Asamblea Departamental del Guaviare con la ORDENANZA 07 DE 1997, crea el “Consejo Departamental de Archivos y se dictaron otras disposiciones para la organización y preservación del patrimonio documental del Guaviare”, soportado en la LEY 80 de 1989 que creó el “Archivo General de la Nación de Colombia, como ente rector de la política archivística a nivel nacional”. Con la expedición de la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, a través de la cual se establecen los órganos asesores, coordinadores y evaluadores del Sistema Nacional de Archivos, su administración, la gestión y conservación de documentos, entre otras disposiciones, los Consejos Departamentales de Archivos se convierten en la instancia responsable de articular y promover el desarrollo de la función archivística en sus respectivos territorios. En el año 2012, con el Decreto N°2578, expedido por el Ministerio de Cultura, “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del estado” soporte este para modificar parcialmente la Ordenanza 07 de 1997, con la Ordenanza 057 del 30 de julio de 2013 la actualiza el consejo departamental de archivos. Por su parte, la entidad constantemente está produciendo documentos, que con el tiempo pasan a formar parte del archivo histórico demandando no sólo espacios adecuados sino la clasificación, ordenación, descripción con inventario, hoja de control y digitalización en condiciones óptimas y de fácil consulta.
Magnitud: La existencia de 126 metros lineales de documentos acumulados y cerrados evidencia un problema histórico de gestión documental, caracterizado por la falta de organización y conservación adecuada, el proyecto de ordenamiento del fondo documental cerrado de la Caja de Previsión Social del Guaviare aborda una problemática de gran envergadura que afecta no solo a la entidad, sino también a los ciudadanos y a la gestión pública en general.