Problema Central: Deficiente control y gestión del inventario de bienes del Municipio. Registros incompletos, desactualizados y/o inconsistentes, dificultando la trazabilidad y el manejo transparente de los bienes municipales.
Situación: El Municipio de Duitama, ha enfrentado a lo largo de los años desafíos relacionados con la administración eficiente de sus bienes públicos. Aunque se han implementado esfuerzos para gestionar y controlar los activos municipales, el proceso ha sido limitado por diversas deficiencias en la metodología y herramientas utilizadas para la identificación, verificación, actualización y sistematización del inventario de bienes. Estructura inicial del inventario de bienes: Tradicionalmente, el inventario de bienes del Municipio de Duitama se ha llevado de manera manual, utilizando registros en papel y bases de datos simples que no permitían una actualización ágil ni una adecuada gestión en tiempo real. Esta situación generaba dificultades para acceder a información precisa sobre los bienes disponibles, sus condiciones, y su ubicación. Inicios de la sistematización: En años anteriores, el Municipio intentó dar pasos hacia la digitalización de su inventario mediante el uso de software específico para la gestión de bienes. Sin embargo, las limitaciones en recursos y capacitación de los funcionarios encargados dificultaron la implementación efectiva y la integración de los sistemas. Como resultado, la sistematización se realizó de manera parcial y no incluyó todos los bienes municipales, lo que redujo la efectividad del proceso. Problemas identificados en los procesos de verificación y actualización: En cuanto a la verificación física de los bienes, se evidenció una falta de recursos humanos y logísticos para realizar una inspección completa de todos los activos. Muchos bienes, especialmente aquellos de mayor tamaño o ubicados en áreas remotas, no fueron verificados con la frecuencia requerida, lo que resultó en un inventario desactualizado y en ocasiones incorrecto. Este problema también se veía reflejado en la falta de registro de nuevos bienes adquiridos.
Magnitud: Existen 169 bienes muebles del Municipio registrados de manera manual, utilizando bases de datos simples, donde no se evidencia información sobre el estado actual de estos, ni una georreferenciación integrada en sistemas de información geográfica (SIG).